Dana 24. januara 2020. godine na snagu je stupio novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Službeni glasnik Republike Srbije, br. 6/2020), ali njegova primena je bila odložena i počela je 2. februara 2021. godine (u daljem tekstu: Zakon).
Kao osnovni razlog za donošenja ovog zakona navodi se nedovoljna uređenost mnogih oblasti arhivske građe. Cilj Zakona je ne samo stvaranje pravnog osnova za čuvanje arhivske građe, već i razvijanje svesti kod građana o važnosti njene potpune zaštite i očuvanja.
Već na početku Zakona definiše se arhivska građa kao kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju koje uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom i propisuje se da se građa čuva trajno u obliku u kojem je nastala.
Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: Stvaralac), a imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (u daljem tekstu: Imalac).
S obzirom da je obaveza vođenja arhivske knjige definisana i prethodnim Zakonom o kulturnim dobrima, te da se obrazac i rubrike neće razlikovati, redosled radnji trebao bi da bude sledeći: prvo bi trebalo popuniti arhivsku knjigu, a potom i sav dokumentarni materijal inventarisati arhivskim oznakama iz arhivske knjige. Ovo će takođe koristiti i prilikom donošenja predloga Liste, da se unesu sve postojeće kategorije dokumentacije, kako bi im se dodelili rokovi čuvanja. Nakon usvajanja Liste kategorija, neophodno je izvršiti odabir arhivske građe, odnosno izdvojiti materijal kome su istekli rokovi čuvanja i koji nema dalji operativan značaj za izlučivanje.
Takođe ostala je kao obaveza Stvaraoca i Imalaca arhivske građe neophodno je uvesti opšte akte iz člana 14. Zakona koji utvrđuju i regulišu kompletan sistem upravljanja dokumentarnim materijalom i arhivskom građom:
- opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i
- opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Glavne novine:
- postoji obaveza dostave prepisa arhivske knjige na godišnjem nivou (najkasnije do 30. aprila tekuće godine za prethodnu godinu).
- treba imenovati odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe – nema posebnih uslova u pogledu stručne spreme i ovo lice ne mora biti zaposleno u tom pravnom licu.
Zakon propisuje prekršajnu odgovornost sa predviđenim novčanim kaznama u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
